Trocar ou não Trocar? This is the question

Portuguese and English

Em outras palavras: Por que ou quando divorciar e casar com outro provedor de warehousing?

Vamos chamar o embarcador ou indústria de cliente de cliente, e o operador logístico ou 3PL de operador.

Aqui, o cliente decidiu há tempos se casar com um operador. Agora, o tema é: divorciar e se casar de novo, ou tentar uma reconciliação? Eu costumo dizer que um freight forwarder faz sexo com o cliente, enquanto o operador de contract logistics casa com o cliente.

O serviço logístico tem algumas vantagens em relação ao casamento entre pessoas: o contrato é claro e tem tempo determinado, as testemunhas assinam, os advogados brigam antes do casamento, e as partes escrevem o que querem uma da outra.

Há coisas em comum também: brigam e se desapontam, não cumprem o que prometeram e, às vezes, na dificuldade, se odeiam e querem se separar. Mas acho que a grande vantagem é que, ao final do contrato, as partes podem seguir seus próprios caminhos sem prejuízos financeiros e até mesmo em paz. Porém, se o divórcio ocorre antes do fim do contrato, a separação pode ser tão devastadora quanto um divórcio litigioso entre duas pessoas.

Vamos falar de logística e de contratos que chegam ao fim e/ou podem ser rompidos sem maiores perdas para ambos os lados. Mesmo nessa condição, trocar pode ou não ser adequado.

Por que a decisão de mudar é tão difícil e, muitas vezes, mesmo com o contrato vencido e a relação desgastada, vale a pena tentar a reconciliação? Altos custos de start-up (OPEX e CAPEX) e riscos importantes de impactos na operação por longos períodos, trazendo prejuízos às vendas e até mesmo perda de market share.

Não existe implementação fácil, barata e sem riscos; isso não existe. É como promessas de altar, não serão integralmente cumpridas. Muitas vezes, pensa-se que os maiores e melhores operadores vão acertar sempre, mas não vão. A quantidade de variáveis é muito grande, há fatores imponderáveis no mercado, na tecnologia e, sempre, nas pessoas e sistemas.

Como acertar o onboarding, turnover, absenteísmo, curva de aprendizado e liderança para 300, 400, 1000 pessoas em três turnos? Como garantir que o processo desenhado tenha perfeito fit com o WMS, e os dois funcionem em lua de mel?

Nunca casemos ou nunca divorciemos? Não.

As empresas competentes e preparadas mitigam os riscos, reagem rapidamente aos problemas, preveem as grandes intempéries e agem antes ou a tempo. Há sistemas mais sólidos, há engenheiros de soluções e processos com experiência para materializar, junto à liderança, a operação pretendida, entregando o resultado esperado pelo cliente.

É importante lembrar que é um casamento. Mesmo que o cliente coloque seus desejos e o operador seja responsável por entregar, se não for um casamento de verdade, não vai funcionar.

Mas falemos de start-up em algum post futuro. Aqui, quero discutir os aspectos e critérios de decisão para a mudança de operador.

Em alguns casos, a decisão de trocar é fácil e quase óbvia; vamos primeiro por aí:

1. O cliente precisa trocar de site, pois seu espaço ficou pequeno ou grande, o layout não favorece o melhor serviço ou produtividade.
2. Seu negócio mudou radicalmente, e o operador não tem habilidade ou interesse em continuar.
3. O nível de serviço está irremediavelmente ruim, e o operador não mostra condições técnicas e estruturais para reagir.
4. O custo está muito alto em relação ao mercado e os assets (investimentos) precisam ser renovados.

Divorcie e case com outro operador quando você (cliente) se encontra nas situações (1, 2, 3) ou (4). Fica difícil a decisão fácil se o cliente terá um aumento de custo ou alto investimento de start-up. Há muitos casos em que, mesmo com custos e investimentos altos, a mudança é inevitável se estivermos falando de uma mudança do negócio (inclusive aspectos fiscais) e necessidade de mais espaço. Nesse caso, o operador atual pode ser convidado a participar do BID, se os custos e serviços forem adequados. Com certeza, a troca de site e provedor é obrigatória com a composição das razões acima.

Quando a decisão é difícil ou vale a terapia de casais:

1. O operador presta um bom serviço com custos adequados.
2. O site precisa ser trocado, mas é possível manter o operador; ele vai junto com o cliente.
3. A renovação do contrato é possível com a adição de recursos, investimentos e salto de qualidade por parte do operador.
4. Os custos são altos, mas muda-se a equação: adiciona-se automação ou incorpora-se novo layout, processo ou tecnologia (e/ou sistemas).
5. Os custos e investimentos da troca são proibitivos.
6. Há vontade dos dois lados, e a parceria ainda é possível.

Todos esses aspectos, integralmente (ou quase) combinados, justificam a decisão fácil de renovar o contrato.

Quando é difícil decidir?

1. Os custos e investimentos da troca são altos.
2. O site precisa ser trocado, e o cliente não está seguro se o operador tem condições de acompanhá-lo.
3. O operador é bom, mas está acomodado, não mostra interesse em melhorar ou baixar os custos, prestando o serviço contratado de forma "okey".

É possível trocar e ficar, então o que o cliente poderia fazer:

1. Abrir o BID, mas de forma séria, e não para testar o mercado e depois decidir. A decisão vem antes: se os requisitos para a troca forem preenchidos, troca-se; se não forem e/ou o operador atual os preencher, não se troca.
2. Convidar os melhores, sem preconceitos.
3. Estabelecer claramente o projeto, escopo e indicadores no RFQ, e dar tempo para os participantes construírem seu melhor projeto. O cliente não terá um bom projeto em algumas semanas.
4. Estabelecer rounds e short lists.
5. Passar para o último round os melhores projetos.
6. Aí sim, negociar custos e preços (ambos).
7. Finalmente, estabelecer um contrato longo. Essa é a vacina contra o mal de investimentos altos e start-ups caros.

Dessa forma, o cliente torna a decisão razoável e mitiga muitos dos riscos e impactos financeiros de qualquer ordem, no início, ao longo da operação ou no ramp-up da operação.

Casamentos duradouros e contratos renovados são bons, mas separar e realizar novos contratos não é necessariamente caro.

Muitos casais são muito mais felizes em seu segundo casamento: aprendem bastante com os erros dos primeiros, são mais racionais e menos passionais, são mais pacientes e experientes.

Obrigado e um abraço ao improvável leiitor

Douglas

_______________________________________________________________________________

In other words: Why or when should you divorce and remarry another warehousing provider?

Let's refer to the shipper or customer industry as the client, and the logistics operator or 3PL as the operator.

Here, the client decided long ago to marry an operator. Now, the topic is: divorce and remarry, or try to reconcile? I often say that a freight forwarder has a fling with the client, while the contract logistics operator marries the client.

The logistics service has some advantages compared to marriage between people: the contract is clear and has a set duration, witnesses sign it, lawyers argue before the marriage, and the parties state what they want from each other.

There are commonalities as well: they argue and get disappointed, don't fulfill promises, and sometimes, during difficulties, they hate each other and want to separate. But I think the great advantage is that, at the end of the contract, the parties can go their separate ways without financial losses and even in peace. However, if the divorce occurs before the end of the contract, the separation can be as devastating as a litigious divorce between two people.

Let's talk about logistics and contracts that come to an end and/or can be terminated without major losses for both sides. Even under these conditions, switching may or may not be appropriate.

Why is the decision to change so difficult and often, even with an expired contract and a worn-out relationship, is it worth trying reconciliation? High start-up costs (OPEX and CAPEX) and significant risks of operational impacts for long periods, causing sales losses and even loss of market share.

There is no easy, cheap, and risk-free implementation; it doesn't exist. It's like altar promises; they will not be fully kept. Often, it is thought that the biggest and best operators will always get it right, but they won't. The number of variables is very large, there are imponderable factors in the market, in technology, and always in people and systems.

How to get onboarding, turnover, absenteeism, learning curve, and leadership right for 300, 400, 1000 people in three shifts? How to ensure that the designed process perfectly fits the WMS, and the two work together in harmony?

Should we never marry or never divorce? No.

Competent and prepared companies mitigate risks, react quickly to problems, foresee major upheavals and act before or in time. There are more solid systems, solution and process engineers with experience to materialize, alongside the leadership, the intended operation, delivering the expected output to the client.

It is important to remember that it is a marriage. Even if the client expresses their wishes and the operator is responsible for delivering, if it is not a true marriage, it will not work.

But let's talk about start-up in a future post. Here, I want to discuss the aspects and criteria for deciding to change operators.

In some cases, the decision to switch is easy and almost obvious; let's start with these:

1. The client needs to change site, their space has become too small or too large, the layout does not favor the best service or productivity.
2. Their business has changed radically, and the operator has no skill or interest in continuing.
3. The service level is irredeemably bad, and the operator shows no technical or structural conditions to react.
4. The cost is too high compared to the market and the assets (investments) need to be renewed.

Divorce and marry another operator when you (the client) are in situations (1, 2, 3) or (4). The easy decision becomes difficult if the client will have a cost increase or high start-up investment. There are many cases where, even with high costs and investments, the change is inevitable if we are talking about a business change (including tax aspects) and the need for more space. In this case, the current operator may be invited to participate in the BID, if the costs and services are appropriate. Certainly, changing site and provider is mandatory with the combination of the reasons above.

When the decision is difficult or couples therapy is worthwhile:

1. The operator provides good service at adequate costs.
2. The site needs to be changed, but it is possible to keep the operator; they go along with the client.
3. Contract renewal is possible with the addition of resources, investments, and quality leap by the operator.
4. Costs are high, but the equation changes: automation is added, or a new layout, process, or technology (and/or systems) is incorporated.
5. The costs and investments of the change are prohibitive.
6. Both sides are willing, and the partnership is still possible.

All these aspects, integrally (or almost) combined, justify the easy decision to renew the contract.

When is it difficult to decide?

1. The costs and investments of the change are high.
2. The site needs to be changed, and the client is not sure if the operator can keep up.
3. The operator is good but complacent, shows no interest in improving or lowering costs, and provides the contracted service in an "okay" manner.

It is possible to change and stay, so what could the client do:

1. Open the BID seriously, not to test the market and then decide. The decision comes first: if the requirements for the change are met, proceed; if not and/or the current operator meets them, do not change.
2. Invite the best, without prejudice.
3. Clearly establish the project, scope, and indicators in the RFQ, and give time for participants to build their best project. The client will not have a good project in a few weeks.
4. Establish rounds and shortlists.
5. Move the best projects to the final round.
6. Then negotiate costs and prices (both).
7. Finally, establish a long contract. This is the vaccine against high investments and expensive start-ups.

Thus, the client makes a reasonable decision and greatly mitigates the risks and financial impacts of any kind; at the beginning, throughout the operation, or in the ramp-up of the operation.

Long-lasting marriages and renewed contracts are good, but separating and making new contracts is not necessarily expensive. Many couples are much happier in their second marriage: they learn a lot from the mistakes of the first, are more rational and less passionate, more patient and experienced.

Thank you

Douglas